Tabela Dinâmica em Excel 2010 – Microsoft Office

Relatórios fazem parte da linguagem corporativa e ao analisar suas informações, não é difícil notar sua importância.

Em minha curta experiência profissional, pois ainda sou muito jovem (risos), tenho observado que grande parte dos profissionais que atuam nas áreas administrativas das empresas de pequeno e médio porte, costumam ter pavor da palavra relatório.

Isto porque, na maioria das ocasiões, os funcionários não conhecem as ferramentas de trabalho que as organizações disponibilizam para a realização das tarefas.

Já que as empresas com o perfil mencionado acima, acompanham muito bem suas metas diárias e projeções futuras através de ferramentas simples, como o Excel, por exemplo. Vamos iniciar 2013 com o primeiro post do Blog dedicado aos profissionais da área administrativa.

Vamos mostrar como é simples criar um relatório em Excel, usando a ferramenta de Tabela Dinâmica. Anote esta dica para utilizar uma opção prática oferecida pelo Pacote Microsoft Office.

Este momento traz a oportunidade de mostrar um teste aplicado por uma multinacional que atua no Brasil. Como já faz algum tempo que fiz o tal teste, vou descrever as solicitações de forma resumida:

Gerar um relatório usando Tabela Dinâmica;

Ordenar as informações por data;

Incluir as seguintes informações: Código do Cliente, Quantidade e Valor do Pedido.

O teste pedia ainda, a aplicação da fórmula PROCV, para buscar o nome do cliente de acordo com o código exibido no relatório, mas para não deixar o texto muito grande, usaremos este exemplo no próximo post.

Então, vamos ao passo a passo de como gerar um relatório dinâmico no Excel.

Para começar a criação de um relatório usando a Tabela Dinâmica, vamos trabalhar com uma planilha de dados existente. A ideia é mostrar como usar a ferramenta, por este motivo, a  quantidade de informações disponíveis nesta planilha é pequena.

Sinta-se a vontade para reproduzir este exemplo e acompanhar na prática o seu funcionamento:

1 – Selecione o menu “Inserir”, em seguida clique na opção “Tabela Dinâmica”, e por último a opção “Tabela Dinâmica”. Acompanhe a figura abaixo:

2 – A janela “Criar Tabela Dinâmica” será aberta para que sejam inseridas as informações que irão gerar o relatório. Nesta etapa, vamos trabalhar da seguinte forma:

Habilite a opção “Selecionar uma tabela ou intervalo”, posicione o cursor do mouse no espaço reservado para digitação, em frente a descrição “Tabela/Intervalo”, em seguida, basta selecionar (na planilha) o intervalo de dados que será incluso no relatório.

Em nosso exemplo, usaremos o intervalo de A4 até E13;

Ainda nesta etapa, vamos trabalhar com a opção de gerar relatório em “Nova Planilha”, pois desta forma, podemos formatá-lo de maneira que torne sua visualização mais compreensiva. 

Acompanhe na figura a seguir, as etapas descritas acima:

Pronto! Esta é a tela que dará inicio ao nosso relatório. A janela da lateral direita é do assistente, onde vamos manipular as informações que serão inseridas no relatório e do lado esquerdo, podemos acompanhar as alterações em tempo real. Conforme destacado na figura abaixo:

3 – O que faremos agora é mais simples do que se imagina! Basta inserir as informações do canto superior da direita (seguindo as solicitações do exemplo) nos campos inferiores da mesma janela. A figura abaixo mostra o modelo correto da apresentação das informações mas, aproveite esta etapa para, alterar a ordem dos objetos e analisar o que acontece. É uma maneira descontraída de conhecer melhor a ferramenta indicada:

Simples assim! Criamos um relatório dinâmico no Excel, em apenas 3 etapas mas, precisamos ter em mente que, não basta realizar apenas o que foi solicitado, afinal, um bom profissional sabe muito bem que a apresentação é tão importante quanto o conteúdo!

Agora que terminamos a fase de criação, vamos fazer algumas formatações para melhorar a aparência do relatório. Comece renomeando a nova planilha com o nome “RELATÓRIO” (sugestão), siga as instruções da figura abaixo:

*** Formatação da Tabela Dinâmica ***

Para fazer qualquer alteração na tabela dinâmica, não se esqueça, o cursor do mouse precisa estar em algum campo da tabela, para que as opções de formatação fiquem disponíveis.

*** Alterar Títulos dos Campos ***

Clique na seta ao lado do campo que foi inserido e selecione a opção “Configurações do Campo...”, como mostra a figura a seguir:

Basta digitar o nome desejado no espaço reservado, em frente a opção “Nome Personalizado”, repita esta ação para todos os campos inseridos na tabela, como mostra a figura abaixo:

*** Alterar Formatos dos Dados ***
É possível ainda, padronizar a exibição dos dados visualizados. Em nosso exemplo, queremos que todos os números do campo “QUANTIDADE” tenham a mesma quantidade de dígitos e que o campo “VALOR DO PEDIDO” tenha o formato moeda.

Selecione a área desejada e com o botão direito do mouse clique na opção “Configurações do Campo de Valor...”, acompanhe a figura;

Em seguida, clique no botão “Formato do Número”;

Selecione a opção “Personalizado”, digite o formato desejado no espaço abaixo do título “Tipo:”. Note que é possível acompanhar as alterações no campo acima, “Exemplo”, como ilustrado abaixo:

Siga a mesma instrução para o campo de valor do pedido. Use a opção “Moeda”, como mostra a figura a seguir:

*** Alterar Design da Tabela ***
Hora de melhorar a aparência da nossa tabela!

Clique no menu “Design”. Para escolher um estilo padrão oferecido pelo Excel, clique na seta que fica na lateral direita da opção “Estilos de Tabela Dinâmica” e só clicar em uma das alternativas para aplicar ao relatório. Veja:

Um dos meus modelos preferidos é o “Estilo de Tabela Dinâmica Escura 2”, conforme figura abaixo:

*** Auto Filtro ***

Observe que as informações inseridas nos campos “Filtro de Relatório” e “Rótulos de Linha”, trazem automaticamente a opção de filtro. Logo, podemos fazer pesquisas específicas nos campos “DATA” e “CÓDIGO_CLIENTE”. Veja nas figuras a seguir:

Acompanhe os próximos posts e fique por dentro de como usar ferramentas simples para dar um UP nas formatações dos documentos administrativos (Word) e nas famosas apresentações de resultados (PowerPoint).

E como não posso deixar de fora o meu favorito, teremos também, dicas de fórmulas (Excel) para facilitar a inserção e visualização de dados em planilhas.

Dando sequencia ao exemplo usado neste post, nosso próximo encontro já tem um tema definido. Vamos mostrar como é fácil usar a famosa fórmula PROCV. Enquanto isso, aproveite para treinar a criação de relatórios dinâmicos!

Espero que estas dicas sejam úteis na realização dos seus próximos testes de emprego! E caso já esteja trabalhando, desejo sucesso em sua busca por crescimento profissional e que as dicas encontradas aqui, ajude você a conquistar o reconhecimento por seu desempenho!

Até breve!